trabajo flexible

Los empleadores tienen mucho trabajo por delante al establecer programas de trabajo flexibles, ya que estos programas funcionan mejor con pautas establecidas. Muchos empleados son sensibles, y con razón, sobre quién trabaja, cuándo, cuánto y con qué supervisión. Con políticas claras y una comunicación clara con los empleados, los empleadores reducen los conflictos y tienen un programa más exitoso. Algunos desafíos a considerar incluyen el desarrollo de políticas y procedimientos, diluir las oportunidades para compartir viajes debido a los diferentes horarios, asegurarse de que las tareas laborales estén "cubiertas" cuando sea necesario y monitorear a los empleados que participan.

Los pasos necesarios para crear un programa de trabajo flexible se detallan a continuación e incluyen la formación de un equipo, la decisión de estrategias generales, la elección de estrategias, la selección de tipos de participantes, el desarrollo de políticas, el examen de otras consideraciones, el apoyo a los desplazamientos sostenibles y el costo frente al ahorro.

La mayoría de las estrategias de soluciones de transporte requieren aportes de varias personas o departamentos. Pero para arreglos de trabajo alternativos, la entrada es crucial. Una lista larga y complicada de leyes laborales que varían de un estado a otro hace que sea importante que el departamento legal o el abogado del empleador se involucre y revise las políticas antes de finalizarlas. Además, el personal de recursos humanos implementará muchos de los cambios y, por lo tanto, debe participar desde el principio. También tienen más experiencia en el desarrollo de políticas de personal.

El primer paso es establecer objetivos para el programa de horario de trabajo alternativo. ¿Tiene la intención de promover otras estrategias de soluciones de viaje diario como el uso compartido de vehículos y furgonetas? ¿El lugar de trabajo sufre de demasiados empleados que llegan y salen al mismo tiempo? ¿O los empleados simplemente están solicitando más flexibilidad? Una vez que el empleador establece los objetivos, el equipo puede comenzar a examinar qué estrategias o combinación de estrategias funcionarán mejor y qué responsabilidades laborales son adecuadas para los programas.

Todas las estrategias tienen características definitorias que el equipo debe planificar y abordar.

• Cobertura - el tiempo que ciertos empleados deben estar presentes y trabajando, como contestar teléfonos o asegurarse de que las áreas de recepción estén cubiertas durante horas específicas. Es posible que también se necesite personal de servicio al cliente adicional durante las horas pico.
• Requisito de trabajo - el número de horas o la cantidad de trabajo que debe realizarse cada día o semana.
• Horas laborales - el horario de trabajo de un empleador. Recuerde que extender el tiempo de trabajo para adaptarse a horarios flexibles también puede aumentar los costos operativos relacionados con la iluminación, calefacción/refrigeración, seguridad, etc. Sin embargo, los horarios flexibles permiten una cobertura más prolongada debido a los horarios escalonados.
• Elección - la decisión sobre qué puestos y empleados individuales podrán participar, a qué nivel de participación y si la participación es elección del empleado o de la gerencia.
• Responsabilidad - asegurarse de que los empleados cumplan con los horarios y/o requisitos de trabajo. Con diferentes empleados en diferentes horarios, puede ser difícil monitorear quién está haciendo qué y si eso es lo que se supone que deben hacer. Se pueden utilizar tarjetas de tiempo, bitácoras u otros sistemas. Sin embargo, el desempeño de los empleados y las tareas de monitoreo y la productividad son a menudo las mejores medidas para la rendición de cuentas.
• Las horas centrales - la mayoría de los empleadores requieren un período central, un tiempo en el que todos los empleados deben estar presentes.
• Horario de deslizamiento - los empleados pueden elegir su hora de inicio cada día, y la hora de salida se basa simplemente en el momento en que hayan cumplido con la cantidad requerida de horas de trabajo. Un horario deslizante típico permitiría a los empleados llegar a cualquier lugar de 6 a. m. a 9 a. m. todos los días y luego salir de 3 p. m. a 6 p. m.
• Flexitour - los empleados pueden elegir su hora de inicio cada día, pero esa hora se elige por un período de tiempo obligatorio (quizás seis meses o un año, coincidiendo con otros cambios en otros planes de beneficios).
• Maxiflex - lo último en flexibilidad, los empleados pueden trabajar esencialmente las horas que deseen dentro de un período de 24 horas. Las horas adicionales en ese período sobre su tiempo de trabajo requerido a menudo se pueden acumular para acortar días o semanas de trabajo en el futuro.
• Horas de crédito - para sistemas que permitan bancarizar horas, o si se alcanzan horas extras, se pueden dar horas de crédito que permitan reducir el tiempo de trabajo en el futuro.
• Semanas laborales comprimidas - Los cronogramas comprimidos se pueden estructurar de varias maneras, pero generalmente se clasifican en las siguientes categorías.
• El sistema 4/40 - los empleados trabajan cuatro días de 10 horas y descansan el quinto día.
• El sistema 9/80 - los empleados trabajan ocho jornadas de nueve horas y una jornada de ocho horas con el décimo día libre.
• El sistema 3/36 - tres jornadas de 12 horas con dos días libres intermedios o siguientes. (Se dan cuatro horas como recompensa por trabajar los días largos y prolongados).
• Días de descanso - por lo general, los días libres de los participantes de la semana laboral comprimida se dividen, tomando la mitad el lunes y la mitad el viernes, aunque se puede usar cualquier variación para satisfacer las necesidades de los empleadores. Sin embargo, los empleadores no deben sentir que los días libres deben limitarse únicamente a los lunes y viernes.

Una vez que un empleador entiende qué estrategias serán beneficiosas y factibles, es hora de comenzar a definir qué puestos son adecuados para horarios de trabajo alternativos y qué puestos podrían ser elegibles. La selección finalmente ayudará a definir quién puede participar en qué tipo de programa.

Por ejemplo, una combinación de tiempo flexible y semanas de trabajo comprimidas puede funcionar para un departamento de contabilidad que maneja funciones continuas de cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Sin embargo, es posible que un centro de llamadas con representantes de servicio al cliente solo pueda trabajar semanas laborales comprimidas con días libres alternos para los empleados participantes. El horario extendido de servicio al cliente sería un beneficio del horario flexible que extiende las horas de trabajo, aunque el horario flexible también podría agotar la cantidad de representantes necesarios en ciertos momentos.

Una vez que los objetivos coincidan con las estrategias adecuadas y las estrategias adecuadas con las descripciones de los puestos, el equipo puede desarrollar políticas escritas. Las políticas pueden ser detalladas y rígidas, o flexibles para adaptarse a las necesidades de diferentes departamentos o gerentes. La clave es tener una política escrita porque las políticas arbitrarias o inconsistentes generan disputas.

Al desarrollar políticas, asegúrese de cubrir las características (requisitos de trabajo, horas de trabajo, cobertura, etc.) y los atributos específicos para cada tipo de estrategia, así como otras consideraciones típicas (ver más abajo).

• Trabajo a tiempo parcial frente a tiempo completo - Cómo pueden diferir los requisitos de trabajo, las horas y otras características para los trabajadores a tiempo parcial y a tiempo completo.
• Días festivos - Se deben tener en cuenta las políticas sobre cómo se manejan las vacaciones. Algunas agencias gubernamentales tienen reglas que definen exactamente qué horas se pueden “perder” debido a los días festivos, lo que puede afectar a quienes tienen días de trabajo prolongados.
• Entrenamiento cruzado y participantes rotativos - Algunos empleados que parecen no ser elegibles pueden participar si el empleador capacita a los compañeros de trabajo para brindar cobertura. Diferentes empleados pueden rotar para ayudar a cubrir las tareas necesarias.
• Pilotos y Períodos de Prueba - El equipo puede alentar a los gerentes que no están seguros de comenzar con horarios de trabajo alternativos a probar un programa piloto con un número limitado de empleados. Además, los empleados que estén considerando tales programas pueden querer tener un período de prueba de un par de semanas para ver si el nuevo horario funciona para ellos y su gerente.
• Permitir consideraciones especiales - Los programas obligatorios para semanas de trabajo comprimidas y turnos escalonados pueden crear problemas para algunos empleados que tienen horarios para acomodar viajes compartidos, niños, necesidades médicas, parientes, etc. Si el empleado no firmó con el empleador bajo el acuerdo, puede sería injusto imponérselo, y es posible que se necesite una consideración especial para permitirles continuar con su horario actual.

Tanto el horario flexible como las semanas de trabajo comprimidas pueden ofrecer beneficios para promover otras opciones de Soluciones de Transporte. El horario flexible ayuda particularmente al transporte público y a andar en bicicleta oa pie, ya que un horario flexible puede acomodar el tiempo adicional necesario para llegar al trabajo. Los horarios comprimidos pueden permitir que los participantes de Commute Solutions hagan mandados en sus autos en sus días libres.

El horario flexible puede dificultar el uso compartido de vehículos y camionetas. Por ejemplo, un horario flexible abierto o maxi permite a los usuarios de camionetas y vehículos compartidos elegir horarios que se adapten a sus grupos. Pero un horario flexible establecido (tiempo central) fuera de ese horario podría no serlo. Si un empleador establece un horario flexible a partir de las 6:30 a. m. a las 8:30 a. m., eso no ayudará a alguien que quiere viajar en camioneta con un grupo de otro empleador del área que llega a las 9 a. m.

Del mismo modo, las semanas laborales comprimidas también pueden crear un problema para los viajes compartidos, ya que amplían las horas de trabajo. Por lo tanto, un grupo de empleados que comparten el automóvil en una semana comprimida de 4/40 no puede irse hasta las 6:00 p. m., lo que deja al trabajador sin una semana laboral comprimida incapaz de cumplir con ese horario.

Los problemas generalmente ocurren en empresas más grandes cuando diferentes gerentes establecen diferentes requisitos sobre quién puede participar en el horario flexible y las semanas laborales comprimidas y cuáles son las reglas para las horas centrales o los horarios de llegada/salida.

El empleador puede considerar una encuesta separada de los jefes de departamento para evaluar las reglas y los procedimientos si difieren en todo el lugar de trabajo. En ese momento, el equipo puede elaborar una estrategia sobre cómo coordinar mejor los diferentes intentos de coincidencia de viajes e incluso puede estandarizar las políticas en algunas situaciones.

Finalmente, el uso de ventajas de arreglos de trabajo alternativos como beneficios puede aprovechar las opciones de Commute Solutions. Por ejemplo, si se requiere que los participantes de la semana laboral comprimida se dividan en dos campamentos para los días libres (lo más probable es que sean los lunes y los viernes), los participantes de Commute Solutions tendrían la primera opción de qué día despegar.

Consulte la Calculadora de ahorro de costos en este sitio para averiguar cuánto dinero pueden ahorrar los empleados con horarios de trabajo alternativos (principalmente viajes reducidos de semanas laborales comprimidas). Para el empleador, las semanas de trabajo comprimidas, si se estructuran adecuadamente, también pueden generar ahorros significativos debido a la reducción de las necesidades de estacionamiento.