Lugar de trabajo amigable para viajar

Los empleadores pueden tener impuestos sobre la nómina adicionales y estar obligados a pagar a los empleados que actualmente no utilizan el estacionamiento. Los empleados también pueden tomar el programa de retiro de efectivo y decidir estacionarse en otro lugar, lo que tiene un impacto ambiental negativo. Los contratos de arrendamiento de estacionamiento combinados para los empleadores también pueden retrasar los ahorros o complicar la implementación.

Evaluar la situación del estacionamiento para su empresa y realizar un análisis del sitio le dará una buena idea de cómo administra su estacionamiento. Será necesario evaluar las siguientes áreas:

• La cantidad de empleados que estacionan en el trabajo (incluya aquellos que no puedan encontrar un espacio proporcionado por el empleador)
• La cantidad de empleados que no usan espacios de estacionamiento porque utilizan otras soluciones de viaje diario
• Cuántos espacios hay disponibles para estacionamiento de empleados (asegúrese de anotar también los tipos, como "Solo para autos compactos", "Discapacitados", etc.)
• Cuánto paga el empleador por el espacio promedio de los empleados (si el empleador es dueño del lote, intente obtener una estimación de cuánto cuestan los costos de construcción y mantenimiento para un lugar promedio. El administrador de sus instalaciones debería poder ayudarlo con la estimación).
• Los contratos de arrendamiento y los detalles (cómo paga el empleador por los espacios) para el estacionamiento arrendado. Los contratos de arrendamiento pueden ser por espacios reservados, o simplemente el número total de espacios en general. Además, algunos contratos de arrendamiento son para estacionamiento combinado, lo que significa que el empleador no tiene la opción de agregar o restar espacios individuales cada mes, ya que el costo está incluido en el alquiler.
• Determinar el pago y el procedimiento de retiro de efectivo: los empleadores trabajan con la administración para establecer el pago de retiro de efectivo adecuado. En aras de la simplicidad, podría suponer que si un empleador paga $80 por un espacio de estacionamiento, el participante del retiro de efectivo obtendrá $80 por mes. Sin embargo, diferentes estrategias ofrecen beneficios diferentes al empleador y al empleado.
• Deducción de impuestos sobre la nómina: cuando los empleadores contribuyen a un programa de retiro de efectivo, básicamente aumentan el salario mensual del empleado. El empleado paga impuestos sobre la renta y otras retenciones sobre el monto, lo cual es ineludible. El empleador también tiene que pagar impuestos sobre la nómina adicionales, lo que puede parecer un impedimento para usar el programa. Para evitar el problema, el empleador simplemente puede pagar al empleado el 90 por ciento del costo del espacio y quedarse con el resto. Por lo tanto, en un espacio de $80, el participante del retiro de efectivo obtendría $72 dólares y el empleador recuperaría $8 para cubrir los impuestos sobre la nómina adicionales.
• Conservar una parte del efectivo o pagar más de lo que vale el espacio: no hay regulaciones que indiquen cuánto conserva un empleador en el programa de retiro de efectivo. Entonces, en un espacio de estacionamiento de $80, un empleador podría pagarle al empleado $60 y quedarse con $20. Recuerde, sin embargo, que uno de los principales beneficios de los programas de Commute Solutions es la buena voluntad que sienten sus empleados hacia su empleador por recibir beneficios. Si el empleado sabe que la empresa va ganando, parte de esa buena voluntad puede perderse. Por el contrario, algunos empleadores optan por dar a los empleados incluso más que el valor del espacio de estacionamiento, porque valoran la decisión de retirar dinero en efectivo y los beneficios asociados que proporciona. Aún así, retener una parte del pago en efectivo del estacionamiento ofrece cierta flexibilidad para las empresas que atraviesan tiempos difíciles. Por ejemplo, retener $5 adicional de un retiro de efectivo mensual de $80 podría destinarse a financiar un programa de viaje a casa garantizado para todos los usuarios de Commute Solutions, o una empresa podría reservar algunos espacios abiertos que los participantes del retiro de efectivo pueden consultar si tienen que traer un coche de vez en cuando. Los empleadores deben considerar las ramificaciones de establecer un programa de retiro de efectivo si ya hay muchos empleados que no conducen al trabajo y en su lugar usan Commute Solutions. Para ser justos, estos empleados también deberían recibir un pago en efectivo, y si el empleador no está recuperando el dinero inmediatamente por el arrendamiento de menos estacionamiento, el programa podría parecer un gasto importante. Para ayudar a compensar esos costos, la ETC puede considerar diferentes estrategias para retener una pequeña porción del retiro de efectivo para el empleador.
• Pagar a los empleados que no se estacionaron antes del programa: algunos empleadores, cautelosos de quedarse con parte del efectivo, han optado por pagarles a los empleados por el tiempo que permanezcan en la organización. Por ejemplo, en un espacio de $80, un empleado que ha estado en el trabajo durante un año o menos podría obtener solo $50 en efectivo por ceder un espacio, mientras que un empleado de tres años recibiría $60, y así sucesivamente.
• Estructuración del retiro de efectivo para promover la retención: una de las mejores maneras de estructurar un programa es permitir que los empleados retiren su espacio de estacionamiento y usen el dinero para comprar pases de tránsito o de camioneta compartida. Luego, la transacción se puede manejar de una vez a través de la nómina, y el empleado obtiene el beneficio adicional de no tener que pagar impuestos sobre la tarifa del viajero. Por ejemplo, en un espacio $80, el empleador podría pagar $70 por el retiro. El empleado podría usar $25 de esa cantidad (libre de impuestos) para un pase de vanpool mientras se embolsa los $45 restantes (con impuestos) cada mes como dinero extra.
• Permitir que el efectivo se destine a los programas para viajeros
• Ofrecimiento de un retiro de efectivo diario: algunos empleadores tienen un intercambio innovador elaborado para los empleados que no eligen estacionarse en un día determinado. Con este sistema, el empleador suele ser dueño del estacionamiento o garaje y busca la forma de reducir la demanda cuando no hay suficientes espacios disponibles. Como ejemplo, una empresa de EE. UU. les da a los trabajadores que no se estacionan en un día determinado un pase válido para $3 en la cafetería del lugar.
• Pago de una asignación fija mensual para viajeros: muchos empleadores simplemente ofrecen a sus trabajadores una asignación fija (por ejemplo, $80) cada mes para pagar el estacionamiento u otras opciones para ir al trabajo. Por lo tanto, un conductor puede usar el dinero para estacionar, mientras que un viajero de vanpool con una tarifa típica podría pagar $25 por el pase y guardar el resto en efectivo.
• Requerir que los participantes de Cash Out de estacionamiento usen soluciones de viaje diario: una posible desventaja del programa de retiro de efectivo es la posibilidad de que un empleado tome el efectivo y aun así conduzca al trabajo. Dichos empleadores simplemente buscan un espacio más barato más lejos que no pertenezca al empleador. Un empleador podría exigir que los participantes usen otras estrategias de soluciones de transporte, pero esto podría provocar la ira de algunos empleados que sienten que no están recibiendo un trato justo por su deseo o necesidad de conducir al trabajo. Una mejor idea es animar a estos conductores a que prueben alternativas de desplazamiento de vez en cuando. Los participantes en retiros que continúan conduciendo no deberían ser un gran problema, porque a la mayoría le resultaría difícil ahorrar una cantidad sustancial de dinero en alternativas de estacionamiento, sin mencionar que probablemente estén sacrificando la seguridad y la comodidad para ahorrar unos cuantos dólares.
• Establecimiento de un sistema de retiro de efectivo en espacios alquilados: para espacios alquilados desagregados, el empleador simplemente trabaja con la empresa de administración de estacionamiento y la persona adecuada en su empresa para restar espacios para los participantes de retiro de efectivo. Para los acuerdos de espacio de estacionamiento combinado, el proceso puede ser un poco más complicado. Es posible que el empleador tenga que esperar hasta que venza el contrato de arrendamiento para renegociar los términos y la cantidad de espacios. O se podría iniciar una renegociación antes del vencimiento si el dueño de los espacios está dispuesto. Desafortunadamente, el propietario de los espacios solo se beneficiará de los programas de retiro de efectivo si hay alguien más en el edificio o el área que esté dispuesto a alquilarlos cuando se queden vacíos. Por otro lado, el propietario puede estar extremadamente dispuesto si no hay suficiente estacionamiento disponible para sus inquilinos. Por lo tanto, el empleador debe evaluar la situación y trabajar de manera creativa hacia un sistema de retiro de efectivo que brinde beneficios a todos los involucrados.
• Establecimiento de un sistema de retiro en efectivo en espacios propios: si un empleador es dueño de un espacio, probablemente no esté pagando una tarifa por él todos los días. Entonces, ¿cuál sería el beneficio de pagar a los empleados para que no estacionen? A menudo, los empleadores:
  • No tiene suficientes espacios de estacionamiento para sus empleados y será receptivo a encontrar formas de reducir la cantidad de personas que necesitan espacios. Reducir la necesidad hace que los empleados que tienen problemas para encontrar estacionamiento sean más felices y posiblemente evita la necesidad de construir nuevos y costosos espacios de estacionamiento.
  • Se están mudando y quieren reducir su costo de estacionamiento construyendo menos espacios
  • Tener suficiente estacionamiento, pero puede arrendar espacios vacíos a otros empleadores para obtener una ganancia
  • Tiene suficiente estacionamiento pero desea aumentar la cantidad de espacios para clientes o visitantes
  • Tiene suficientes espacios pero debe recortar el presupuesto de mantenimiento. Determinar las necesidades administrativas para los programas de retiro de efectivo

El empleador deberá trabajar con la nómina para desarrollar un formulario de elección simple que permita a los empleados elegir el programa de retiro de efectivo. Al igual que otros sistemas de nómina para programas de transporte, estas elecciones suelen ser sencillas y fáciles de administrar.

Los costos y los ahorros por el estacionamiento en efectivo dependen de si el empleador alquila o es dueño de un espacio y cuánto se le paga a un empleado por no usar el espacio. (Algunos estados también ofrecen créditos fiscales para los empleadores que instituyen el pago en efectivo de estacionamiento, pero Texas no está incluido).

En un ejemplo típico, un empleador puede ahorrar dinero en cada empleado participante:

• Un bufete de abogados del centro ofrece a cada empleado un espacio de estacionamiento alquilado a $80 al mes.
• Aproximadamente el 15 por ciento de los 170 trabajadores del empleador se inscribe en un programa de pago en efectivo de estacionamiento patrocinado por la empresa.
• La empresa paga a cada uno de los 25 empleados participantes una tarifa cada mes por no estacionar. Los empleados que han estado en la empresa un año o menos obtienen $50, los que han estado allí tres años o más obtienen $60 y los que tienen más de cinco años obtienen $70. Los números de empleados en esas categorías son cinco, 15 y cinco, respectivamente.
• La empresa paga unos pocos dólares por cada empleado en impuestos sobre la nómina adicionales, una cantidad que se compensará con los ahorros generales.
• La empresa ahorra alrededor de $460 al mes con el programa. Además, ahorra una cantidad significativa de dinero en una mayor retención de empleados y productividad de los trabajadores.